Oferty do sprzedaży biura nieruchomości pozyskują głównie z poleceń, z lokalnej obecności na osiedlu i z ogłoszeń, które właściciele wystawiają sami. Każde z tych źródeł działa w innym tempie. Do właściciela z ogłoszenia nie dzwoni się już z ofertą bez jego zgody, a umowę pośrednictwa, także na wyłączność, trzeba podpisać na piśmie albo podpisem kwalifikowanym.
Skąd biura nieruchomości biorą oferty?
Większość ofert w małym i średnim biurze pochodzi z trzech miejsc: od dawnych klientów i ich znajomych, z okolicy, w której biuro jest rozpoznawalne, oraz od właścicieli, którzy najpierw spróbowali sprzedać sami. Do tego dochodzi współpraca z ludźmi, którzy jako pierwsi słyszą o planowanej sprzedaży: zarządcami wspólnot, deweloperami, notariuszami, doradcami kredytowymi.
Żadne z tych źródeł nie wystarcza samo. Polecenia dają najlepsze oferty, ale nie da się ich przyspieszyć. Ogłoszenia prywatne dają dużo kontaktów od razu, ale z nich najtrudniej zrobić umowę. Biuro, które ma stały dopływ ofert, prowadzi kilka metod równolegle i wie, ile każda kosztuje.
Jak pozyskiwać oferty z poleceń i bazy klientów?
Klient, który kupił przez ciebie mieszkanie pięć lat temu, może dziś sprzedawać. Jego sąsiad też. Polecenie przychodzi jednak tylko wtedy, gdy klient pamięta nazwisko agenta, a to wymaga kontaktu po transakcji.
- Po zamknięciu transakcji zapytaj wprost, czy klient zna kogoś, kto planuje sprzedaż. Najlepiej w dniu przekazania kluczy, kiedy jest zadowolony.
- Raz w roku wyślij dawnym klientom informację o cenach w ich okolicy. To pretekst do rozmowy, a nie reklama.
- Prowadź listę osób, które kiedyś pytały o wycenę i nie sprzedały. Część z nich wróci po roku lub dwóch.
Na wysyłkę mailową lub SMS do dawnych klientów potrzebujesz ich zgody na taki kontakt. Zbieraj ją przy podpisywaniu umowy, osobno dla każdego kanału.
Na czym polega farming osiedla?
Farming to praca na jednym, wybranym terenie: osiedlu, dzielnicy albo kilku ulicach. Agent staje się tam „tym od mieszkań”: zna ceny ostatnich transakcji, rozpoznaje budynki, wie, które mieszkania wracają na rynek. Właściciel, który myśli o sprzedaży, dzwoni do kogoś, kogo kojarzy z okolicą.
W praktyce farming to ulotki z wynikami sprzedaży na osiedlu, tablice „sprzedane” na balkonach za zgodą klienta, obecność na spotkaniach wspólnoty i lokalne grupy w mediach społecznościowych. Daje oferty po kilku miesiącach regularnej pracy, nie po tygodniu. Opłaca się na terenie, gdzie mieszkania zmieniają właściciela często, czyli w dużych osiedlach z lat 70. i 80. i w nowych blokach kilka lat po oddaniu.
Jak pozyskać ofertę z ogłoszenia prywatnego?
Właściciel, który wystawił mieszkanie sam, już zdecydował o sprzedaży. Często po kilku tygodniach okazuje się, że telefony dzwonią rzadko, oglądający negocjują ostro, a formalności przerastają. Wtedy jest gotów rozmawiać z biurem. Kłopot w tym, że takie ogłoszenia są rozrzucone po kilkudziesięciu serwisach i lokalnych tablicach, a najlepsze znikają w kilka dni.
Biura radzą sobie z tym na dwa sposoby: ręcznie przeglądają serwisy każdego ranka albo korzystają z narzędzia, które zbiera ogłoszenia za nie. W HOP na homeportal.pl baza liczy ponad 3,5 mln ogłoszeń od właścicieli, zbieranych od dziesięciu lat z największych serwisów i lokalnych tablic. Przy czterech ofertach na dziesięć numer telefonu stoi wprost w karcie. Historia cen pokazuje, czy właściciel już obniżał cenę, co jest dobrym sygnałem, że sprzedaż idzie mu słabo.
Przed pierwszym kontaktem sprawdź, jak długo ogłoszenie wisi i czy cena była zmieniana. Właściciel, który od dwóch miesięcy nie sprzedał i dwa razy obniżył cenę, chętniej wysłucha propozycji niż ktoś, kto wystawił mieszkanie wczoraj.
Jak przekonać właściciela do współpracy z biurem?
Właściciel nie płaci za to, że agent „ma klientów”. Płaci za konkretny wynik: wyższą cenę, krótszy czas sprzedaży albo spokój przy formalnościach. Na pierwszym spotkaniu pokaż to wprost.
- Wycena oparta na transakcjach. Pokaż, za ile naprawdę sprzedały się podobne mieszkania w okolicy, a nie tylko ceny z ogłoszeń. Różnicę między jednym a drugim opisujemy w artykule jak wycenić mieszkanie przed sprzedażą.
- Plan marketingu. Gdzie wystawisz ofertę, kto zrobi zdjęcia, czy będzie spacer 3D. Porównaj to z jego obecnym ogłoszeniem. Jak przygotować zdjęcia, pokazujemy w artykule jak zrobić zdjęcia mieszkania do ogłoszenia.
- Formalności. Księga wieczysta, zaświadczenia ze spółdzielni, świadectwo energetyczne, umowa przedwstępna. Właściciel, który sprzedaje pierwszy raz, często nie wie, czego potrzebuje.
O prowizji mów otwarcie i od razu podaj, za co ją płaci. Typowe stawki i zasady opisujemy w artykule prowizja biura nieruchomości.
Umowa pośrednictwa i wyłączność
Umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wymaga formy pisemnej albo elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Forma elektroniczna oznacza kwalifikowany podpis obu stron. Zgoda w mailu czy SMS-ie nie wystarczy, a bez ważnej umowy trudno dochodzić prowizji.
Umowa na wyłączność nie ma osobnej definicji w przepisach. Strony same ustalają jej zasady: na jak długo właściciel powierza sprzedaż jednemu biuru i co się dzieje, gdy w tym czasie sprzeda sam albo przez innego pośrednika. Wyłączność na czas określony, zwykle 3–6 miesięcy, łatwiej przyjąć właścicielowi niż umowę bezterminową. Sytuację sprzedaży bez udziału biura zapisz w umowie wprost, bo od tego zapisu zależy, czy prowizja się należy.
W zamian za wyłączność właściciel powinien dostać coś konkretnego: profesjonalną sesję zdjęciową, płatne wyróżnienia ogłoszeń, regularny raport z liczby zapytań i prezentacji.
Czy agent może zadzwonić do właściciela z ogłoszenia?
Od 10 listopada 2024 r. obowiązuje Prawo komunikacji elektronicznej. Jego art. 398 zakazuje używania telefonu i innych urządzeń telekomunikacyjnych do kierowania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, do osoby, która wcześniej się na to nie zgodziła. Telefon do właściciela z propozycją pośrednictwa jest właśnie taką informacją. Za naruszenie Prezes UKE może nałożyć karę do 3% rocznego przychodu albo do 1 mln zł, a sam kontakt jest też czynem nieuczciwej konkurencji.
Przepisy nie rozstrzygają jednoznacznie, czy w pierwszym telefonie wolno zapytać o zgodę na rozmowę. Bezpieczniej poprosić o zgodę na piśmie: wiadomością w serwisie ogłoszeniowym, SMS-em albo mailem z krótką informacją, kim jesteś i czego dotyczy kontakt. Gdy w ogłoszeniu stoi, że właściciel nie życzy sobie kontaktu z biurami, uszanuj to.
Numer telefonu z ogłoszenia to także dana osobowa. Biuro, które go zapisuje w swojej bazie, odpowiada za niego jako administrator. Przy pierwszym kontakcie powiedz, skąd masz numer, a gdy właściciel nie chce dalszych rozmów, usuń go z listy.
Która metoda pozyskiwania ofert jest najlepsza?
| Metoda | Koszt | Czas do pierwszej oferty | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Polecenia od klientów | niski, głównie czas | miesiące, rośnie z liczbą transakcji | agent z historią sprzedaży |
| Farming osiedla | średni: ulotki, tablice, czas | 3–6 miesięcy regularnej pracy | biuro z jednym rynkiem lokalnym |
| Ogłoszenia prywatne | niski przy narzędziu, wysoki przy ręcznym przeglądaniu | dni | każde biuro, szczególnie nowe |
| Współpraca z zarządcami, deweloperami, notariuszami | niski, wymaga relacji | miesiące | biuro z siecią kontaktów |
| Własna strona i wizytówka w Google | średni na start | miesiące | biuro, które chce zapytań od właścicieli |
Nowe biuro bez historii transakcji zaczyna zwykle od ogłoszeń prywatnych, bo to jedyne źródło, które daje kontakty od pierwszego tygodnia. Polecenia i farming budują się równolegle i po roku przejmują większą część dopływu.
Jak mierzyć skuteczność pozyskiwania ofert?
Przy każdej nowej umowie zapisz, skąd przyszła: polecenie, ulotka, ogłoszenie prywatne, telefon z wizytówki. Po kwartale policz dla każdego źródła trzy liczby: ile było kontaktów, ile spotkań i ile podpisanych umów. Metoda z dużą liczbą kontaktów i zerem umów kosztuje czas, który lepiej przenieść gdzie indziej.
Najprościej robić to w systemie CRM, który przypisuje źródło do każdego klienta. Co jeszcze daje taki system, opisujemy w artykule jak CRM usprawnia pracę biura nieruchomości.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Jak pozyskać nieruchomość do sprzedaży bez doświadczenia?
Zacznij od ogłoszeń prywatnych i jednego osiedla. Ogłoszenia dają pierwsze kontakty od razu, a lokalna obecność buduje rozpoznawalność, z której po kilku miesiącach przychodzą zgłoszenia od właścicieli.
Czy można dzwonić do właścicieli z ogłoszeń?
Telefon z propozycją usługi wymaga wcześniejszej zgody właściciela (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Poproś o nią wiadomością w serwisie, SMS-em albo mailem.
Jak namówić właściciela na umowę na wyłączność?
Zaproponuj czas określony, np. 3 miesiące, i konkretne działania w zamian: profesjonalne zdjęcia, płatne wyróżnienia, raport z zapytań. Zapisz w umowie, co się dzieje, gdy właściciel sprzeda sam.
Czy umowę pośrednictwa można zawrzeć mailem?
Nie. Umowa wymaga formy pisemnej albo elektronicznej z kwalifikowanym podpisem obu stron, inaczej jest nieważna.
Ile trwa, zanim farming przyniesie oferty?
Przeważnie 3–6 miesięcy regularnej obecności na tym samym terenie. Pierwsze zgłoszenia przychodzą od osób, które wielokrotnie widziały nazwisko agenta.
Skąd brać ogłoszenia od właścicieli z całego internetu?
Można przeglądać serwisy ręcznie albo korzystać z wyszukiwarki, która zbiera ogłoszenia prywatne z wielu źródeł i codziennie podsyła nowe.
Jeśli prowadzisz biuro, nowe ogłoszenia od właścicieli z twojego terenu możesz dostawać codziennie o 08:00 w raporcie HOP. Dostęp jest bezpłatny w programie partnerskim, w zamian za link do homeportal.pl w stopce strony biura, a nowe biura dostają 60 dni planu PRO.
